privacy law & IT " we protect and serve"

Regional und persönlich für Sie da

Wir, die trans-acta Datenschutz GmbH durften gestern Herrn Marquardt, 

seines Zeichens Mitglied des Landtags in Nordrhein-Westfalen und Abgeordneter für Münsters Norden in unser Firmenzentrale begrüßen. Es war schön mit einem Politiker zu sprechen, der auch in den Belangen des Datenschutzes mit gesunder Einstellung und Augenmaß heranzugehen vermag. Wir waren positiv überrascht mit wieviel  Zeit, Interesse und Bürgernähe Herr Marquardt überzeugen konnte.





Angeregte Gespräche in kleiner Runde und in entspannter Atmosphäre. 

Herr Marquardt zeigt sich als bürgernaher, eloquenter Gesprächspartner mit dem Diskussionen Spaß machen.

Ein Photo für das "Familienalbum". Die Firma trans-acta bedankt sich an dieser Stelle für den gelungenen Tag.


www.marquardt-muenster.de




Nun ist es soweit

Unsere ersten Kunden bekamen von ihren Auftraggebern den allseits beliebten "Auftragsdatenverarbeitungsvertrag". Hinter diesem Ungetüm von Namen verbirgt sich die Rückversicherung des Auftraggebers gegenüber Firmen, dass die entsprechenden Datenschutzgesetze eingehalten und umgesetzt werden. Dies wird schriftlich eingefordert und kann massiven Einfluss auf weitere Vertragsverhandlungen bzw. Auftragsvergaben beinhalten.

Wie reagieren Sie richtig? 

Nun, sollte es Sie sprichwörtlich "überfahren" haben steht Ihnen die Möglichkeit ins Haus eine Fristverlängerung um einige Wochen zu beantragen. Währendessen heißt es zu handeln, Ihren Datenschutzbeauftragten, oder einen externen Datenschutzbeauftragten Ihres Vertrauens, mit der neuen Situation vertraut zu machen. Im weiteren Verlauf sind auch Sie angehalten diesen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag bei Ihren Auftragnehmern einzufordern und zu kontrollieren.


Es gelten nun die sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD


Die Anzahl der Rechnungen, Verträge, Angebote und normale Korrespondenzen steigt täglich in einem Unternehmen.

Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Es gibt also keine Hintertüren oder Ausweichmöglichkeiten mehr.

Das hat schwerwiegende Folgen für jedes Unternehmen.

Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt.Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen. 

Wer ist zur Archivierung verpflichtig?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren.

Das archivieren von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handelsrechtliche und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Wann wird ein etwaiger der Verstoß denn schon entdeckt?

Unternehmen müssen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Geschäftspartner, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen.

Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Oftmals melden auch unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig dabei ist, dass es keine zeitlichen Fristen gibt

Auch kann die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich machen. Nur durch vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert haben.

Wie muss archiviert werden? Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Quelle "Fa. Securepoint GmbH " und das Bundesfinanzministerium